Chcesz ogarnąć chaos w firmie?

Zobacz jak to zrobić

Od 1990 roku pomagamy przedsiębiorcom w rozwoju ich biznesów.

Arkadiusz  Zamarja

Czy zmieniać akta pracownikom na cyfrowe e-Teczki?

Arkadiusz Zamarja | Komentarze | niedziela, 20 styczeń 19, 22:25

Jesteś tutaj


W ubiegłym roku pisałem, że tematem numer jeden wśród Przedsiębiorców są pliki JPK (zobacz tutaj: http://bitconsulting.pl/blog/arekzam/temat-numer-jeden-w-2018-wsrod-przedsiebiorcow) A co na początku 2019 roku jest takim tematem na czasie? Digitalizacja akt pracowniczych czyli popularnie zwane e-Teczki.

Od 1 stycznia 2019 roku weszły w życie rewolucyjne zmiany w prowadzeniu i przechowywaniu dokumentacji pracowniczej. Według nowych przepisów jako pracodawca będziesz miał możliwość wyboru prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej albo papierowej.

Przejście z formy papierowej na elektroniczną jest teoretycznie proste. Ma nastąpić poprzez skany oryginałów dokumentów i opatrzenie ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Właśnie niby proste, tylko kto zapłaci za poświęcony przez ludzi czas na te operacje.


Co się zmieni w aktach osobowych po 1 stycznia 2019 r.?

Według nowych przepisów, akta osobowe pracownika będą składać się z 4 części, a nie jak obecnie - 3 części.

Czyli czeka Ciebie lub Twoją kadrową, może księgową sporo pracy, gdyż musisz zamienić teczki pracowników na nowe z częściami:
  • część A - z dokumentami sprzed okresu zatrudnienia (świadectwa pracy, dyplomy itp.).
  • część B - dotyczy dokumentów związanych z obecnym zatrudnieniem pracownika (umowy, zaświadczenie lekarskie, szkolenia BHP).
  • Część C - mają być przechowywane dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach
  • i Nowa część D - to dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy.

Dodatkowo pracodawca będzie i tak miał obowiązek prowadzenia pozostałej dokumentacji np. ewidencja czasu pracy. Czyli jednak nie wszystko można zrobić cyfrowo.

Co zyskasz wprowadzając e-Teczki?


Obecnie obowiązuje nas jeden z najdłuższych na świecie, 50-letni okres przechowywania akt pracowniczych. Po przejściu na e-teczki cyfrowe, będziesz mógł przechowywać akta pracownicze 10, a nie 50 lat. 10-letni okres przechowywania dokumentów będzie dotyczył również pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. Natomiast dokumentacja pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. jest przechowywana na dotychczasowych zasadach, czyli 50 lat. Pracownicy zyskują m.in. większe bezpieczeństwo przechowywania swoich danych.

Tracisz oczywiście na poświęcenie czasu na te operacje... no i zapewne masz wkurzoną księgową, bo to one najczęściej dostaną tę pracę, za którą ciężko się rozliczać.


Jak możesz ułatwić sobie digitalizację dokumentów?


Nie ulega wątpliwości że docelowo, jeśli przejdziesz na e-Teczki to w formie elektronicznej to odciążysz dział kadr i HR od czasochłonnych czynności związanych z obsługą dokumentacji pracowniczej.

Może Ci w tym pomóc odpowiednie oprogramowanie, które w spełnia wymogi nowych przepisów i usprawni bieżącą pracę.

Proces przejścia na elektroniczną postać dokumentacji pracowniczej stanowi nie lada wyzwanie dla działów kadr, jednakże w dłuższej perspektywie czasu przyniesie on korzyści związane z usprawnieniem pracy i niższymi wydatkami na obsługę dokumentacji pracowniczej. Z uwagi na nowe obowiązki związane z prowadzeniem akt osobowych, ilość dokumentów będzie stale przybywać, zatem jest to najlepszy moment, aby podjąć decyzję o przejściu na elektroniczną dokumentację pracowniczą.

Na decyzję masz czas do ….
Zacznij się już przygotowywać do tego procesu.

Potrzebujesz pomocy w przygotowaniach?
Pomagamy Przedsiębiorcom dostosować firmę do nowych przepisów.